Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp

Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp

Thời đại xã hội phát triển với nhiều biến động, thị trường luôn có những thay đổi liên tục ảnh hưởng đến giao dịch, vấn đề thăng tiến của công ty… Nhiều lý do khác nhau dẫn đến việc doanh nghiệp cần thay đổi trụ sở. Chính vì thế Luật Doanh nghiệp đã có những điều chỉnh cần thiết để doanh nghiệp nắm được những điều cần biết khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp cũng như những thủ tục giúp việc này được diễn ra nhanh chóng, đầy đủ, đúng quy định của pháp luật.

Quy định về trụ sở chính của doanh nghiệp

Pháp luật có những quy định cụ thể về địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp. Cụ thể trong quy định tại Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 nêu rõ: “Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt tên trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).”

Theo quy định trên, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ chính xác theo đơn vị hành chính chi tiết gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Không những thế, việc đăng ký địa chỉ trụ sở chính khi tiến hành thủ tục đăng ký doanh nghiệp hoặc thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh cần có cả số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Điều kiện để đặt trụ sở chính của doanh nghiệp

Đối với trụ sở công ty cần được đăng ký hợp pháp. Theo quy định của pháp luật hiện hành, việc đặt trụ sở của doanh nghiệp cũng cần xem xét nhiều yếu tố.

Cá nhân, pháp nhân không được đặt trụ sở tại chung cư, đất dự án chưa xin được dự án, đất nông nghiệp và một số trường hợp khác. Tuy nhiên, việc đăng ký địa chỉ công ty tại chung cư cũng không phải chứng minh trụ sở. Doanh nghiệp có địa chỉ trụ sở chính tại Chung cư thì chung cư đó phải có chức năng cho thuê văn phòng, phải có giấy tờ chứng minh về việc sử dụng chung cư đó làm văn phòng công ty. Khách hàng có thể cung cấp tài liệu chứng minh trụ sở để thủ tục giải quyết hồ sơ thay đổi trụ sở nhanh hơn.

Khi đặt trụ sở cần có giấy chứng minh hợp pháp về quyền sở hữu, quyền sử dụng địa chỉ làm địa chỉ trụ sở doanh nghiệp. Đối với các địa chỉ khác, doanh nghiệp phải có giấy tờ chứng minh hợp pháp về quyền sử dụng địa chỉ làm trụ sở công ty.

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty

Thay đổi địa chỉ công ty trong cùng quận, huyện, thành phố trực thuộc tỉnh

Công ty thay đổi địa chỉ trong cùng quận, huyện, thành phố là việc doanh nghiệp chuyển địa chỉ khỏi nơi đã đăng ký tới một địa chỉ mới trong cùng quận/ huyện/ thành phố trực thuộc tỉnh. Trong trường hợp thay đổi này làm thay đổi thông tin đăng ký thuế nhưng không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế. Do vậy, trong trường hợp này, công ty chỉ cần thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh, thay đổi nơi công ty đặt trụ sở chính. Hồ sơ thay đổi trụ sở gồm có:

– Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh (Phụ lục II-1 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn đăng ký doanh nghiệp (luatvietnam.vn));

– Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần và của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh;

– Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.

– Biên bản họp hội đồng thành viên đói với Công ty TNHH hai thành viên, của Công ty hợp danh hoặc của Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc thay đổi địa chỉ Công ty.

Lưu ý: Quyết định, biên bản họp phải ghi rõ những nội dung được sửa đổi trong Điều lệ công ty. Doanh nghiệp không cần thực hiện thủ tục tại cơ quan thuế.

– Trường hợp không phải người đại diện theo pháp luật hoặc chủ sở hữu của doanh nghiệp trực tiếp nộp hồ sơ thì cần có Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh kèm theo bản sao chứng thực (hoặc bản photo kèm bản chính để đối chiếu) một trong các giấy tờ sau:

+ Đối với công dân Việt Nam: Chứng minh nhân dân hoặc thẻ Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực;

+ Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế Hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.

Sau khi đã hoàn thiện hồ sơ, khách hàng nộp hồ sơ tại Bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh Sở kế hoạch và Đầu tư tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc nộp qua cổng đăng ký kinh doanh nếu công ty ở Hà Nội tại website: https://dangkykinhdoanh.gov.vn

Thủ tục thay đổi địa chỉ doanh nghiệp khác quận, huyện, thành phố trực thuộc tỉnh nhưng trong cùng tỉnh, thành phố

Công ty thay đổi địa chỉ trụ sở khác quận, huyện, thành phố trực thuộc cùng một tỉnh, thành phố thì công ty cần thực hiện nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh, sau đó doanh nghiệp cần thực hiện hồ sơ chuyển thuế tư cơ quan quản lý thuế tại quận huyện, thành phố cũ tới cơ quan quản lý thuế tại quận, huyện, thành phố mới. Trường hợp này, công ty cần thực hiện cụ thể như sau:

Bước 1: Làm thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ công ty tại cơ quan đăng ký kinh doanh tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Để thủ tục đăng ký diễn ra đầy đủ, cần chuẩn bị các hồ sơ:

Thông báo về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp thay đổi địa chỉ của công ty theo Mẫu II-1
Quyết định của chủ sở hữu đối với Công ty TNHH một thành viên/hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên, của Công ty Hợp danh hoặc của Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc thay đổi địa chỉ Công ty.
Biên bản họp hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên, của Công ty Hợp danh hoặc của Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc thay đổi địa chỉ Công ty.

Bước 2: Tiến hành thủ tục chốt hồ sơ thuế tại cơ quan quản lý thuế tại quận huyện, thành phố cũ. Hồ sơ gồm:

– Tờ khai Điều chỉnh thông tin đăng ký thuế mẫu 08-MST;

– Bản sao không yêu cầu chứng thực Giấy phép thành lập và hoạt động, hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động đơn vị trực thuộc, hoặc Quyết định thành lập, hoặc Giấy phép tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp nếu thông tin đăng ký thuế trên các Giấy tờ này có thay đổi.

Một số Chi cục thuế yêu cầu thêm:

– Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.

– Biên bản họp hồi đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên, Công ty hợp danh hoặc của Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc thay đổi địa chỉ công ty.

– Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;

– Giấy giới thiệu cho người đi nộp hồ sơ.

Sau đó, thực hiện chốt hóa đơn nếu công ty có sử dụng hóa đơn như sau:

– Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của quý đó đến thời điểm chuyển trụ sở;

– Cán bộ Ấn chỉ, đội nợ sẽ rà soát toàn bộ việc báo cáo hóa đơn, các khoản nợ của doanh nghiệp. Nếu có vi phạm, Cán bộ ấn chỉ sẽ lập biên bản và ra quyết định xử phạt hành chính.

Số lượng hồ sơ: 03 bộ chính

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ (trường hợp chưa chốt xong hóa đơn, nọ thì kéo dài thời hạn giải quyết), doanh nghiệp nhận Thông báo người nộp thuế chuyển địa điểm – mẫu số 09-MST tại Bộ phận một cửa.

Bước 3: Nộp hồ sơ chuyển thuế tới cơ quan quản lý thuế tại quận, huyện mới

Chuẩn bị hồ sơ chuyển thế nộp tại cơ quan quản lý thuế mới bao gồm:

Quyết định chốt thuế chuyển quận/huyện của Chi cục thuế nơi công ty đặt địa chỉ cũ cấp,
Mẫu 08 MSTcó đóng dấu xác nhận chuyển địa chỉ tới quận/huyện/thành phố mới.
Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới;

Thủ tục thay đổi địa công ty khác tỉnh, thành phố

Thay đổi địa chỉ công ty khác tỉnh, thành phố, công ty cần phải thực hiện thủ tục chốt thuế, quyết toán thuế tại tỉnh, thành phố cũ, sau đó mới thực hiện việc thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh tại cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp chuyển tới. Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác tỉnh, thành phố được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Tiến hành thủ tục chuyển thuế, chốt thuế và quyết toán thuế tại cơ quan quản lý thuế cũ về việc thay đổi địa chỉ trụ sở

Chuẩn bị hồ sơ đề nghị chuyển thuế tại cơ quan quản lý thuế cũ bao gồm:

Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế mẫu 08 MST
Quyết định của chủ sở hữu đối với Công ty TNHH một thành viên/hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên, của Công ty Hợp danh hoặc của Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc thay đổi địa chỉ.
Biên bản họp hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên, của Công ty Hợp danh hoặc của Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc thay đổi trụ sở.
Bản sao đăng ký kinh doanh của Công ty.
Mẫu 08 về đăng ký thuế.
Giấy giới thiệu cho người đi nộp hồ sơ

Bước 2: Tiến hành thủ tục thay đổi địa chỉ doanh nghiệp tại cơ quan đăng ký kinh doanh nơi dự tính chuyển tới. Hồ sơ gồm:

Thông báo về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp thay đổi địa chỉ của công ty theo Mẫu II-1
Quyết định của chủ sở hữu đối với Công ty TNHH một thành viên/hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên, của Công ty Hợp danh hoặc của Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc thay đổi địa chỉ.
Biên bản họp hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên, của Công ty Hợp danh hoặc của Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc thay đổi địa chỉ.
Bản sao hợp lệ Điều lệ đã sửa đổi của công ty;
Thông báo của Chi cục thuế cũ về việc chuyển địa chỉ công ty.

Bước 3: Nộp hồ sơ chuyển thuế tới cơ quan quản lý thuế tại quận, huyện, thành phố mới

Chuẩn bị hồ sơ chuyển thuế nộp tại cơ quan quản lý thuế mới bao gồm:

Quyết định chốt thuế chuyển quận/huyện của Chi cục thuế nơi công ty đặt địa chỉ cũ cấp,
Mẫu 08 MST có đóng dấu xác nhận chuyển địa chỉ tới quận/huyện/thành phố mới.
Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới.

Thủ tục hành chính, Tư vấn luật doanh nghiệp, Tư vấn pháp luật, Văn bản - Biểu mẫu

Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty

Admin